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Características fundamentales de un Gestor Documental
Autoclasificación: Esto lo consiguen mediantes los OCR (ojos electrónicos), que son capaces de leer todo el texto contenido, para despues, en función a unas claves asignadas a las carpetas, estas son capaces de llamar al documento.
Búsquedas: Búsquedas rápidas y precisas de la información.
Interfaz intuitiva: Parece algo obvio pero no lo parece para los desarrolladores de softwares de Gestión Documental, pues he visto programas complicados, otros no tanto pero poco vistosos. Lo ideal es un programa intuitivo, con un entorno Windows, sencillo y que no requiera largos periodos de aprendizaje.
Digitalización Certificada: Si se trata de un software de Gestión Documental homologado por la Agencia Tributaria, podremos conservar el documento electrónico como el original y destruir la factura física, eso sí, cumpliendo con una seríe de requisitos y pasos.
Work Flow: Un Work Flow es un flujo de trabajo, para ejemplificarlo sería dar movimiento a un documento, que es lo que haríamos con una factura física por ejemplo, la cual ira pasando por distintas personas y departamentos hasta llegar a su ubicación final. Gracias a los sencillos Work Flow que llevan incorporados algunos gestores documentales pueden crearse fácil y rápidamente complicados flujos de trabajo.
Cualquier cosa que pueda hacerse con un documento físico: Esto es, grapar, desgrapar, compilar, componer, descomponer, generar expedientes, carpetas, indexar documentos y carpetas, firmar, sellar, añadir notas, anexos de texto, modificar...etc.
Gestionar el correo electrónico: Puesto que cada vez se generan más información en correos electrónicos, información muy importante en algunos casos, es importante que el software de Gestión Documental sea capaz de gestionarlos, clasificarlos, pasar los OCR incluso en sus documentos adjuntos para poder realizar despues búsquedas precisas.
Aplicación horizontal y terminada: Esto significa que debe ser un producto terminado y válido para todos los sectores, independientemente de su tamaño. Ya que siendo un producto terminado lo único que habría que hacer es parametrizar, evitandonos así largos y costosos periodos de desarrollo a medida.
NO usar formato propietario: Algunos gestores documentales lo que hacen es transformar toda la documentación bajo un formato propietario, lo cual a mi modo de ver es bastante peligroso ya que si en algún momento quieres cambiar de software los precios por transformar otra vez los documentos a sus formatos originales puede ser una fuerte barrera.
Tema: Características fundamentales de un Gestor Documental
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