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Clasificación Automática y los OCR
¿Cómo puede un software de Gestión Documental Inteligente clasificar automáticamente los documentos en sus carpetas de destino sin intervención manual?
Para entender cómo funciona este proceso primero hay que saber que es un “OCR”, que podríamos definir brevemente como “ojos electrónicos”, capaces de interpretar caracteres, para extraer el texto contenido en un documento.
Existen distintos tipos de “OCR”, de imágenes TIF multipágina, de imágenes monopágina (Jpg,Bmp,Png,Gif,...), de PDF de imagen ( Generados por escaner ), de extracción de texto en PDF de texto ( Generados por aplicaciones ), de extracción de texto Office (Word, Excel, Powerpoint,Word perfect....), de extracción de texto Open Office( Odt, Ods, Odp, ...), de extracción de texto ascii (Txt, Dat, Log, Html, Asp, Jsp, Php, Rtf, Xml...), de extracción de texto a e-mail y adjuntos (Eml, Msg, Pst), de alta de archivos en la base de datos sin texto contenido (Cualquier extensión)…etc.
Una vez extraído el texto de cualquier documento, se almacena una copia adjunta a dicho documento del texto contenido, en formato de texto plano. Gracias a este proceso cualquier palabra contenida puede ser susceptible de ser utilizada como “clave de clasificación”.
A cada carpeta de destino se le asignan una serie de “claves de clasificación”, para que esta carpeta pueda llamar al documento requerido si este contiene dichas claves o palabras en su texto, extraído previamente por los “OCR”.
Pese a lo complejo y llamativo que pueda resultar, el proceso es muy simple y es una gran ayuda en cualquier compañía.